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zoom RSS 歯科医の予約システムについて(エクセルVBAの応用例)

<<   作成日時 : 2017/01/22 08:49   >>

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歯科医の予約システムアプリは各社から多数販売されている。単純な予約表作成から、診療報酬計算書作成まで作る一貫システムまで様々だ。利用料も一括数十万から数百万、月払いなら月数千円から、数万円まである。
いまだにノートと鉛筆でやっているところもあり、手作業でやっていると、間違いも多い。また事前連絡をしないので、利用者が忘れた場合、空きが出る場合がある。ちょっとしゃれた歯科医院なら、携帯やスマフォに、予約当日朝に思い出させメールを送ったりしている。電話は料金がかかるが、メールは無料だ。よくPCメールは着信拒否にしている人がいるので、自動送信アプリを医者か事務員の業務用スマフォに組み込んでいる。
診察カードも熱で上書きできるプリンタがあり、次回予約日などを診療後に、書き込んで渡してくれる。
そこまでは、便利にできないが、単純な予約システムならエクセルVBAで作れてしまう。
前記事の会議室予約システムの応用だ。クラウドアプリを作ってもいいが、医院があとで患者の動態解析のために使うことも考えてエクセルVBAで作る。
まず入力フォームを示す。
画像

会議室予約と違うのは、患者氏名と電話番号が追加されている。氏名をカタカナ先頭文字で候補がでてくるので、選択する。同姓同名がある場合は、表示された携帯電話番号を患者に確認し、特定する。氏名が選択されると、自動的に横に、カルテ番号、健康保険番号、年齢、性別、カルテ番号、通院開始日、前回通院日、通院周期などが表示される。患者の健康保険証と検証できる。カルテ番号はいままでの治療結果を詳細に記録したカルテの番号を示す。もちろんこれは、別途システムで管理されているので、番号のみを取り出せるようになっていて患者には見えない。セキュリティ上、予約に必要最小限な情報にとどめている。

会議室予約と同様、ダブルブックキングしないように予約時に自動チェックしている。また定期通院の患者のために次回予約日候補を表示する機能もある。予約が完了すると、メールを医院の業務用スマフォに送り、そこから転送して、患者のスマフォや携帯に届ける。そして、予約日当日にまた自動メールを送る。
日に名百通もメールをもらっている人は、その中に埋もれて、予約があったことも気づかないが、今は、ほとんどの人がLINEを使っているので、逆にメールの使用は少ないと思う。携帯やスマフォを持たない人には、手書きのカードを渡すしかないが、いまや少数派になっている。メールアドレスがわからなくても、電話番号さえわかれば、ショートメールは送れる。
もちろん、通院履歴はすべてアクセスのDBに保存される。歯茎検査結果から次はどの歯が危うくなるかわかるし、虫歯予備軍があれば、痛くなる時期も推定できる。それを自動メールで患者に知らせることもできる。
医者もサービス業なので、患者はサービスのいい医院に集まるだろう。こまかくケアしてくれる医院があれば歯のホームドクターとして選んでくれて、固定客が増える。また予約忘れもなくなり、回転が良くなる。それでも手書きノートで予約は管理したい歯科医は多いとは思う。私の通っている歯科医院もそうだし、妻のも同様だ。良さはわかっていても、新しいものにはなかなか飛びつけないと思う。特に費用の発生するものには。
事務員がいることだし、費用をかけてやることでもないしと思っている経営者は多いと思う。

前の会議室予約も含め、エクセルファイルは、近日、NSLプログラミング教室に公開する。


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